5.3 Formularios

En algún momento hemos llenado un formulario en papel sin embargo en este caso en vez de una hoja tienes una ventanita. Un formulario es una ventana que tiene campos y espacios para llenarlo. Un ejemplo de formulario es cuando estamos creando una cuenta de correo y nos presentan un formulario en el que nos piden llenar cierta información. 

Una vez que capturas la información en Access le das guardar y se almacena en una base de datos y la puedes modificar y guardar, además Acces te permite definir una tabla con los datos que te interesan y en base a esos datos puedes crear un formulario para que los usuarios puedan ingresar  información y se grabe en esa base de datos. 

En el mundo empresarial y en la internet se utilizan programas de bases de datos de mayor capacidad para la elaboración de sistemas de mayor información o sitos web dinámicos, ejemplos, el sistema SAE,  sistema en línea para emisión de facturas electrónicas, facebook (con millones de registros de usuarios). Access es un sistema de base de datos para usuarios con necesidades básicas o sencillas.

5.2 Construcción de Base de Datos

Existe más de una forma para crear una base de datos; Access proporciona una variedad de plantillas que le permiten al usuario optimizar tiempo además que dichas plantillas se pueden usar e ir modificándolas si así se requiere para llevar un correcto y eficaz seguimiento. 

Es importante mencionar que las plantillas ya están prediseñadas sin embargo se pueden personalizar.

Las plantillas que encontramos ya prediseñadas nos permiten a optimizar tiempo como se menciona al principio sin embargo si ya tiene una base de datos lista, probablemente la plantilla le sea más laboriosa al pasar los datos, por lo que se sugiere lo siguiente:

• Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft Office y luego haga clic en Cerrar base de datos.
• En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Access aparecen varias plantillas destacadas.
• Haga clic en la plantilla que desee utilizar.                                                 
• Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea.
• Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).
• Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y empiece a escribir.

De igual forma, si las plantillas no cumplen sus expectativas puede diseñar sus propias bases de datos, realizando lo siguiente:

•    En la página Introducción a Microsoft Office Access, de click en Nueva base de datos en blanco.
• En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo.
• Haga clic en Crear.

• Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen.

5.1 MANEJO DE LAS BASES. Definición y aplicaciones

Entendamos que una base de datos es la colección de ciertos archivos que contienen información detallada relacionada a algo en específico de lo cual se permite su manejo.

Cada uno de dichos archivos puede ser visto como una colección de registros. Los campos de cada registro permiten llevar información de algún atributo de una entidad.

Mencionaré algunos ejemplos esperando sean claros:

Para una escuela primaria las entidades podrían ser los alumnos, administrativos, profesores, etc.

Para los alumnos los atributos podrían ser: nombre, matricula, edad, sexo, grado, grupo, etc.

De igual forma una base de datos puede verse como una tabla donde cada renglón corresponde a un registro del archivo y cada columna a un campo.

4.5 Gráficos

Los gráficos en Excel nos ayudan a comprender más las cantidades de datos y las diferencias y semejanzas que tiene un dato de otro. Estos ya están prediseñados y varían por ejemplo hay los de pastel o pie, y columnas.

Los gráficos se pueden ir modificando según las cantidades que se presenten, sin embargo aun cuando los gráficos ya están prediseñados los podemos personalizar cambiando el color o el tipo de letra. De igual forma se le puede agregar titulo.

Para insertar un gráfico es necesario tener identificada la información a la que se le agregara el gráfico, porque en la pestaña Insertar, en el grupo gráficos, haga clic en el tipo de gráfico.

Si requiere modificarlo de click en el gráfico al que desee dar formato mediante un diseño predefinido.

En la pestaña diseño, en el grupo diseños de gráfico, haga clic en el diseño que desee usar.

4.4 FÓRMULAS

En alguna ocasión si no es que con frecuencia ocupamos formulas matemáticas para resolver ciertos problemas. Por lo cual, es importante saber que una bondad infinita de Excel es precisamente el utilizar formulas para realizar cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

De manera simple una fórmula es un código que se agrega en una celda (la cual es una cuadricula)  para que realice algunos cálculos y arroje un resultado que es desplegado en la celda. La celda puede tener texto o cualquier información inclusive una formula. 

Ahora bien, quizás nos preguntemos cuantas formulas podemos encontrar en EXCEL, sin embargo la  

respuesta es sencilla debido a que las formulas las creamos de acuerdo a nuestras necesidades por lo tanto existen infinidad de formulas según lo que nosotros estemos requiriendo en ese momento. Importante mencionar para que las fórmulas funcionen y sean aplicadas correctamente es necesario que cada una comience con dicho elementos, que son: con un símbolo igual (=). Una vez que conocemos la formula que necesitamos tenemos que agregar a la celda al inicio = y la fórmula.